Peraturan 3T untuk Agenda Pertemuan

Apakah agenda besar benar-benar landasan pertemuan yang sukses? Ya, jika agenda ditulis sebelum pertemuan dan pemimpin rapat membuat semua orang sepakat dalam agenda di awal rapat. Begitu semua orang setuju dengan agenda tersebut, lebih mudah untuk mematuhinya. Agenda yang benar-benar efektif ditulis dengan menggunakan tiga aturan T. T 3 adalah Waktu, Topik, dan Pembicara.

  • Waktu akan mencakup waktu mulai dan akhir jam yang sebenarnya untuk rapat dan setiap item topik dalam agenda. Jika membuat agenda pertemuan di masa mendatang pada akhir rapat saat ini, waktu dapat diperkirakan dalam hitungan menit oleh grup. Perkiraan menit ini akan dikonversikan ke waktu jam sebelum pertemuan mendatang dimulai. Memiliki waktu di agenda membuat rapat di jalur dan memungkinkan kelompok untuk melacak kemajuan mereka pada setiap item.
  • Tema termasuk daftar item tindakan yang perlu diselesaikan oleh kelompok untuk mendukung tujuan utama atau tujuan pertemuan. Item-item ini harus ditulis menggunakan kata-kata tindakan seperti mendiskusikan, mengulas, bertukar pikiran, memutuskan, menetapkan, atau melaporkan. Ini akan membantu kelompok atau presenter memahami apa yang diharapkan dari mereka selama setiap item agenda. Ketika daftar item dalam agenda, pastikan barang-barang yang paling penting adalah yang pertama sehingga mereka selesai sebelum pertemuan harus ditutup.
  • Pembicara adalah orang yang bertanggung jawab untuk setiap item yang tercantum dalam agenda, seperti presenter atau fasilitator. Mereka akan memimpin bagian pertemuan untuk memberi informasi atau memimpin proses. Untuk item yang mengharuskan seluruh kelompok untuk berpartisipasi secara aktif, seperti diskusi atau pengambilan keputusan, pembicara harus terdaftar sebagai "Semua".

Jika pertemuan yang efektif diinginkan, maka agenda besar akan menjamin kesuksesan. Buat agenda rapat menggunakan aturan Waktu, Topik, dan Pembicara 3T. Kemudian pada awal pertemuan, pastikan untuk membuat semua orang setuju dengan agenda sebelum melanjutkan rapat.

CATATAN: 3T diadaptasi dari buku "R.A! R.A! A Meeting Wizard's Approach" oleh Shirley Fine Lee copyright 2007.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *